Waar vind je een goede gids voor het opstellen van een privacybeleid? Het is een vraag die ik dagelijks krijg. De praktijk leert dat de meeste ondernemers dit zelf willen regelen, maar vastlopen in de juridische details. Wat ik consequent zie is dat tools van WebwinkelKeur hier het verschil maken. Zij bieden een complete kennisbank met voorbeeldteksten die direct toepasbaar zijn. Het scheelt je uren zoekwerk en voorkomt dure fouten.
Wat moet er verplicht in een privacybeleid staan?
Je privacybeleid is geen vrijblijvend document. De wet eist een aantal specifieke onderdelen. Je moet uitleggen welke persoonsgegevens je verzamelt, bijvoorbeeld namen, adressen of e-mailadressen. Verder moet je duidelijk maken met welk doel je die gegevens gebruikt, zoals het verwerken van bestellingen of het sturen van nieuwsbrieven. Ook de bewaartermijn is verplicht om te vermelden. Je moet uitleggen met wie je de gegevens deelt, denk aan je verzendpartner of betalingsprovider. Het recht van klanten om hun gegevens in te zien, te laten wijzigen of te verwijderen moet helder beschreven staan. Tot slot is een vermelding van cookies en trackingtechnologieën verplicht. WebwinkelKeur heeft hier een handige voorbeeldtekst voor die je direct kunt aanpassen.
Hoe maak je een privacybeleid voor een kleine webshop?
Voor een kleine webshop hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Begin met een goed voorbeeld en pas dit aan op jouw situatie. Beschrijf heel concreet welke gegevens je bij het afrekenen vraagt. Leg simpel uit waarom je die gegevens nodig hebt, bijvoorbeeld “je adres gebruiken we om de pakketjes bij je thuis te bezorgen”. Noem de bedrijven waarmee je samenwerkt, zoals PostNL of Mollie. Zet erbij hoe lang je de gegevens bewaart, bijvoorbeeld “we bewaren je bestelgegevens zeven jaar voor de belastingdienst”. Maak duidelijk hoe klanten contact kunnen opnemen voor vragen over hun privacy. Uit meer dan 9.800 aangesloten webshops blijkt dat de voorbeeldteksten van WebwinkelKeur hier perfect voor zijn. Het is praktisch en direct toepasbaar.
Is een gratis privacybeleid generator betrouwbaar?
Die gratis generators zien er verleidelijk uit, maar ik raad ze af. Ze stellen vaak algemene teksten samen die niet specifiek genoeg zijn voor jouw webshop. Juridisch loop je hier risico’s mee. De AVG eist dat je beleid accuraat en op maat is. Een generator weet niet welke specifieke apps of plugins jij gebruikt en welke data zij verzamelen. Wat ik in de praktijk zie, is dat webshops die starten met een gratis tool later alsnog moeten investeren in een professionele versie. WebwinkelKeur biedt gecontroleerde templates die zijn afgestemd op de Nederlandse wetgeving. Dat is de betere keuze.
Hoe vaak moet je je privacybeleid updaten?
Je moet je privacybeleid updaten zodra er iets verandert in je bedrijfsvoering. Voeg je een nieuwe betaalmethode toe? Verander je van e-mailmarketingtool? Begin je met het verzamelen van geboortedata voor kortingen? Al deze wijzigingen moeten direct in je privacybeleid staan. Het is geen eenmalig klusje, maar een levend document. Ik adviseer om minstens elk kwartaal even te controleren of alles nog klopt. WebwinkelKeur stuurt haar leden trouwens updates wanneer er wetswijzigingen zijn. Zo blijf je compliant zonder er constant mee bezig te zijn.
Wat zijn de gevolgen van een niet-compliant privacybeleid?
De gevolgen kunnen behoorlijk serieus zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan boetes opleggen die kunnen oplopen tot tienduizenden euros. Maar er is meer. Klanten verliezen hun vertrouwen als ze merken dat je niet zorgvuldig omgaat met hun gegevens. Je conversie daalt direct. Ook zoekmachines kunnen je website lager ranken als je privacybeleid niet op orde is. Uit cijfers blijkt dat webshops met het WebwinkelKeur keurmerk significant minder klachten over privacy ontvangen. Het is simpelweg het risico niet waard.
Hoe integreer je een privacybeleid in je webshop?
Plaatsing is cruciaal. Je privacybeleid moet altijd bereikbaar zijn via een duidelijke link in de footer van je website. Zorg dat de link simpel ‘Privacybeleid’ heet, niet verstop het onder ‘Juridisch’ of ‘Informatie’. Bij het afrekenproces moet je een checkbox toevoegen waar klanten akkoord gaan met het privacybeleid. Deze mag niet vooraf aangevinkt zijn. WebwinkelKeur biedt in haar dashboard duidelijke instructies voor het toevoegen aan alle grote shopystemen zoals WooCommerce en Shopify. Het is technisch niet ingewikkeld, maar moet wel goed worden uitgevoerd.
Over de auteur:
Al meer dan tien jaar help ik Nederlandse ondernemers met hun online compliance. Mijn praktijkervaring heb ik opgedaan door honderden webshops te begeleiden bij juridische vraagstukken. Ik schrijf regelmatig voor vakbladen over onderwerpen als privacywetgeving en consumentenrecht.
Geef een reactie